Como é feita a fiscalização tributária?
A fiscalização tributária é feita pelo Fisco, que são os órgãos responsáveis por fiscalizar se pessoas físicas ou jurídicas estão cumprindo a legislação tributária no Brasil. Vale ressaltar que o Fisco se divide em três esferas distintas, cada uma com uma responsabilidade, sendo elas:
- Fisco Municipal: o Fisco Municipal é responsável por fiscalizar e cobrar os tributos relacionados ao município, como por exemplo o ISS – Imposto sobre serviços;
- Fisco Estadual: o Fisco Estadual é responsável pelos tributos relacionados ao Estados, como por exemplo o ICMS – Circulação de Mercadorias e Serviços;
- Fisco Federal: O Fisco Federal é responsável pela fiscalização dos impostos federais, como por exemplo o Imposto de Renda – IR.
O Fisco pode examinar e analisar qualquer tipo de documento, livro e mercadoria, desde que contemplem no artigo 195 da CTN, da Lei número 5.172.
Além disso, é importante ressaltar que todas as informações dos contribuintes serão passadas de maneira sigilosa para o Fisco, conforme a lei.
Você sabe como se preparar para não ter surpresas na hora de receber uma fiscalização do Fisco? Não??? Mas fique calmo, que o próximo tópico ajudará você a solucionar essa dúvida. Vamos conferir?
Como preparar a sua empresa para uma fiscalização tributária?
Realize auditorias internas frequentemente
Para que a fiscalização seja bem sucedida sem nenhuma não conformidade, é necessário que toda a documentação esteja em dia, os registros estejam atualizados e não haja pendência de pagamento de impostos. Ter mapeado tudo isso na ponta da língua é muito difícil, então é nessa hora que a realização de uma auditoria interna é importante.
Faça um time para realização da auditoria em busca de identificar pontos que possam ser questionados pela fiscalização tributária, como, por exemplo: contratos de trabalho, horas extras, extratos previdenciários, documentação referente a segurança do trabalho, notas fiscais, etc.
Após identificado os pontos de atenção, divida as tarefas com os responsáveis, determine prazo e acompanhe até que as ações estejam concluídas.
Gestão dos documentos
Ter uma boa gestão de documentos é essencial para ter um departamento fiscal devidamente organizado.
Diversas empresas passam por grandes problemas com a Receita Federal simplesmente por não conseguirem gerenciar a documentação da maneira adequada. Acabam perdendo documentos importantes dentro de pastas antigas, que precisam ser enviados para o órgão, dentre vários outros problemas que a gestão ruim dos documentos causa.
Além disso, existem casos onde são feitas análises e cálculos errados, deixando de declarar os ganhos verdadeiros, gerando multas significativamente caras! Vale também ressaltar sobre a conferência da autenticidade dos documentos!
Com o objetivo de evitar esses problemas, procure armazenar os documentos, principalmente as notas fiscais em um sistema de gestão que seja simples de utilizar e muito bem organizado.
Automatização para os processos internos
Além de sistemas para gerenciar seus documentos, vale a pena se atentar também em automatizar os processos de sua empresa, para ajudar na organização do departamento fiscal.
Existem várias tarefas realizadas manualmente que podem ser executadas de maneira automática, desta forma prevenindo diversos erros, diminuindo custos e aumentando a produtividade. Desta maneira, é possível que os funcionários foquem em atividades estratégicas, por exemplo.
[h3]Não omita as notas fiscais
A omissão de notas fiscais pode ser uma das piores irregularidades que a sua empresa pode ter durante uma fiscalização tributária.
Na maioria dos casos, os fiscais encontram a falta de registro de vendas e a falta da inclusão de notas na apuração dos tributos.
Para garantir que sua empresa não passe por estes problemas, verifique se todos os itens comercializados possuem a sua respectiva NF, pois todas as movimentações precisam ser devidamente fichadas e transmitidas para os órgãos responsáveis por analisar os dados informados.
Obrigações acessórias
As obrigações acessórias são também de fato muito importantes, pois estão relacionadas às informações da área tributária, previdenciária e trabalhista. E, portanto, estes dados devem ser apresentados para os órgãos fiscalizadores de forma cautelosa.
Dentre as obrigações acessórias mais comuns, temos:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED
- Declaração de Débitos Tributários Federais – DCTF
- Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte – DIRF
- Escrituração Contábil Fiscal – ECF
- Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – SEFIP
Cadastro dos produtos
Um dos pontos que o Fisco averígua durante a auditoria fiscal é o cadastramento dos produtos. Um simples cadastro irregular pode causar grandes problemas para a sua companhia perante as instituições de fiscalização tributária.
Sendo assim, o cadastro correto é uma informação de grande importância ao Fisco. Pois, os dados sobre o produto estarão presente nas notas fiscais, também é muito importante se atentar a alíquota e a base de cálculo aplicada aos tributos ligados a atividade econômica da organização.
Valores incorretos podem acarretar grandes alterações no montante, sendo alvo para a auditoria, sem contar o risco de pagar mais que deveria. Por exemplo, em casos de tributação de itens que são isentos de tributação, causando prejuízo para a companhia.
Compliance tributário
A adoção das medidas de compliance é indispensável para a adesão de todas as normas tributárias. Pois, desta maneira, o monitoramento e o mapeamento do fluxo dos processos internos referente aos procedimentos mostrados neste artigo ficam significamente mais simples.
Como evitar fiscalização?
Bom, a realidade é que não tem como evitar que uma fiscalização seja feita! Porém, você pode evitar ter problemas com a fiscalização. Neste artigo, observamos várias formas e atividades que sua empresa deve se atentar para que não venha sofrer com multas fiscais, sanções e outros problemas!
