Entenda porque a emissão das notas fiscais é tão importante

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Você sabia que a emissão de notas fiscais é um importante instrumento para garantir a legalidade e credibilidade da sua empresa e além de tudo certificar que você vende produtos de qualidade?

Mas ainda assim, muitos empreendedores não compreendem a importância de emitir este documento, e também possuem várias dúvidas a respeito de como utilizá-lo.

Porém, todo este processo é extremamente fácil! Este artigo tem o principal objetivo de apresentar a você o conceito de nota fiscal, seus principais tipos e o porquê este documento é tão importante para a empresa e o consumidor.

O que é, e para que serve a nota fiscal?

A nota fiscal é um documento simples que serve para comprovar que aconteceu a venda de um item ou prestação de serviço. Sendo assim, trata-se de um documento de grande importância, tanto para o cliente, quanto para a companhia que fez sua emissão.

Por meio da nota fiscal, o cliente consegue obter diversos benefícios, tais como, crédito fiscal e suporte técnico do produto. Além disso, a nota fiscal pode servir também como registros financeiros e ajudar você em sua organização financeira.

Por outro lado, a empresa que emite a nota fiscal consegue ter o registro das vendas, esclarecer os impostos e ter maior controle da gestão fiscal.

Você sabia que existem diversos tipos de notas fiscais que podem ser utilizadas para as mais diversas situações? Separamos o próximo tópico para apresentar os principais para você. 🙂

Quais são os tipos de notas fiscais?

É importante saber os tipos de notas fiscais, para que você saiba qual deve ser utilizada em seu negócio, vamos conferir?

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)

A NF-e é um documento fiscal eletrônico, no qual é emitido e armazenado de maneira digital. Seu principal objetivo é substituir o modelo convencional de nota fiscal.

Este tipo de nota tem o objetivo de registrar a venda de produtos físicos, com a cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

A NF-e deve ser expedida junto à secretaria estadual da Fazenda. Em geral, ela é emitida em operações comerciais que envolvem a circulação de mercadoria, como, por exemplo: venda para pessoa jurídica, transferência, devolução, etc.

CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

A CT-e é uma nota utilizada para a prestação de serviço de transporte. Em geral, ela busca prestar conta de serviços de movimentação de cargas, sendo eles rodoviário, ferroviário, aéreo, dutoviário e aquaviário.

Este tipo de nota é armazenado de maneira eletrônica e tem um documento auxiliar, o DACTE. O arquivo eletrônico é no formato .XML e é necessário que o mesmo tenha uma assinatura digital e autorização da Secretaria de Estado da Fazendo, como forma de comprovação.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

A NFS-e busca documentar as operações que estão relacionadas à prestação de serviço. Assim como, os tipos anteriores, esta também é armazenada eletronicamente, gerado pela RFB, por uma entidade conveniada ou pela prefeitura.

Este tipo de nota necessita somente da Inscrição Municipal e é um dos modelos mais simples de se emitir.

NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)

A NFC-e é um tipo de nota na qual é emitida para o consumidor final. Sendo uma alternativa simples e digital para os cupons fiscais, que são emitidos pelo emissor de cupom fiscal.

Esta nota por ser impressa em um impressora doméstica comum, não necessitando de permissões e podendo ser enviada eletronicamente.

Sua grande vantagem é a digitalização do cupom fiscal, permitindo maior agilidade no processo e que as vendas possam ser consultadas com mais facilidade.

CF-e (Cupom Fiscal Eletrônico)

O CF-e é uma alternativa ao já conhecido cupom fiscal em papel. É emitido através do SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos), sendo que grande parte do varejo do estado de SP utiliza este tipo de documento.

Não é necessário uma impressora fiscal, sendo que o consumidor recebe apenas o extrato do CF-e como comprovante.

MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos)

O MDF-e é utilizado para acompanhar os registros dos documentos fiscais em trânsito e identificar as unidades de carga utilizadas. Ele também é armazenado de forma eletrônica e vincula os documentos fiscais transportados na carga, como, por exemplo: a NF-e e o CT-e.

O MDF-e é realizado por empresas que prestam serviços de transporte em operações envolvendo múltiplos CT-e, ou por outras empresas em operações utilizando veículos próprios e alugados para transporte, ou por meio de contratação de transportadores autônomos, mais fatura.

NFA-e (Nota Fiscal Avulsa)

Ufa! Finalmente chegamos no sétimo e último tipo de nota fiscal!

Em geral, a NFA-e é muito utilizada pelos MEI (Microempreendedor Individual), pois trata-se de um documento utilizado por pessoas que não realizam operações de vendas com grande frequência.

Além disso, os autônomos, micro e pequenas empresas, que não possuem CNPJ também podem emitir a NFA-e. Incrível não é? Sendo que o primeiro passo para emitir a sua é procurar pelo Sefaz.

Qual a importância da nota fiscal em nossa vida pessoal e profissional?

Bom, primeiro gostaríamos de esclarecer que a nota fiscal é fundamental para manter a legalidade das operações em uma empresa e além disso, a emissão de notas é obrigatória.

Ou seja, a nota fiscal é importante para regularizar todos os tributos ao Fisco e para manter a credibilidade de seu negócio, desta forma o documento é capaz de certificar que as mercadorias são registradas e legalizadas.

Desta forma, a pessoa empreendedora consegue aumentar a credibilidade de seu negócio e o cliente consegue adquirir um produto de qualidade.

Além disso, a nota fiscal é um documento que permite ao contador maior facilidade na hora de fechar as contas ao final do mês, pelo fato do documento ter diversas informações contábeis importantes.

Viu quantos benefícios emitir nota fiscal gera ao seu negócio? Por isso, separamos o tópico seguinte, em busca de apresentar ainda mais estes benefícios.

Quais os benefícios de emitir nota fiscal na sua empresa?

Listamos abaixo os principais benefícios da emissão de notas fiscais, separados entre: contribuinte, comprador e sociedade.

Contribuinte

  • Diminuição de custos com impressão;
  • Diminuição de custos com envio;
  • Aumento no espaço de armazenagem de documentos;
  • Simplificação e redução de custo dos processos;
  • Otimização do tempo;
  • Aumento da segurança e sigilo de dados;
  • Incentivo de novas tecnologias (emissor de nota fiscal).

Comprador

  • Extinção de preenchimento de notas fiscais na entrada de mercadorias;
  • Redução dos erros de preenchimento;
  • Criação de padrões dos contatos com as empresas;
  • Diminuição no consumo de papel;
  • Garantia de troca ou devolução do produto adquirido.

Comprador

  • Incentivo do comércio eletrônico;
  • Diminuição dos impactos ambientais;
  • Probabilidade de novos negócios relacionados à emissão de nota fiscal.

Entenda as informações de uma nota fiscal

Bora aprender quais são as principais informações contidas na nota fiscal, bem como elas devem ser preenchidas?

Informações do emitente e destinatário

O emitente se refere a empresa fornecedora do produto que vende o produto. Já o destinatário se refere às informações do cliente. É necessário grande cautela ao realizar este preenchimento e deve conter as seguintes informações:

  • Nome da empresa ou da pessoa;
  • Endereço da pessoa ou empresa;
  • CNPJ ou CPF;
  • Inscrição Estadual, se aplicado.

Forma de pagamento

A forma de pagamento também é uma informação contida na nota fiscal e que deve estar corretamente preenchida.

Portanto, é preciso identificar se a compra é à vista ou a prazo, bem como informações referentes às prestações, faturas, vencimento e os valores.

Descrição do produto

Não existe uma forma definida para preencher o campo de descrição do produto. Mas, a boa prática é sempre preencher com o nome do produto e alguns outros detalhes que são importantes. O preenchimento deve estar claro a ponto de entender do que se tratou a venda.

Quantidade

A quantidade se refere a quantidade de itens vendidos, vale ressaltar que não precisa ser necessariamente “item”, sendo possível existir outras unidades para representar a quantidade, como por exemplo: litro, m² ou par.

NCM

NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é um número que identifica o produto em vários países na América do Sul. Trata-se de um código obrigatório e que deve corresponder ao produto descrito na nota.

A pesquisa do NCM dos produtos pode ser feita através do site da Receita Federal com alguns cliques.

CFOP

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é ​​uma informação legalmente obrigatória nas notas. Indica qual é a finalidade da emissão. Por exemplo, um código de revenda de produto pode ser 5.102 ou 5.405, dependendo do tipo de produto e do funcionamento do ICMS.

Informações do Frete

É necessário que a nota contenha todos os dados relacionados ao transporte do produto. Como por exemplo:

  • Nome da empresa ou pessoa transportador;
  • Código de rastreabilidade do frete;
  • Estado e placa do veículo;
  • CNPJ ou CPF da transportadora;
  • Endereço;
  • Quantidade;
  • Tipo de volume;
  • Peso.

Conheça o Nota Fácil: API para automatizar a emissão das suas notas fiscais

O Nota Fácil atende todas as necessidades que a sua empresa precisa quando falamos sobre emissão de notas fiscais. 

O gateway oferece mais agilidade ao processo de emissão de notas fiscais e ajuda na organização dos documentos fiscais, de forma fácil e rápida, através de uma integração com o seu atual sistema de gestão. 

Hoje, a API oferece:

  • Fácil integração com outros sistemas;
  • Possibilidade de controlar vários CNPJs – para a sua empresa e para os clientes dela;
  • Emissão de notas automática e envio de documento fiscal via e-mail;
  • Comunicação automática o órgão autorizador;

Pronto para facilitar? Então, agende uma conversa com um dos nossos consultores.

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